Le temps de bénévolat est souvent noté après l'activité, quand les feuilles papier, les messages et les tableurs séparés s'oublient facilement. HelpHours rassemble cette tâche dans un registre : la coordination partage un lien d'envoi, chaque bénévole indique une date, une durée et une activité, et le total ne change qu'après examen. Aucun compte n'est requis ; une entrée acceptée signifie seulement que la personne responsable a choisi d'inclure cette déclaration.
Commencez par le registre interne dont votre groupe a réellement besoin
Utilisez HelpHours pour un groupe de confiance et à faible risque qui a besoin d'un total interne après une activité : nettoyage, événement associatif, projet de bibliothèque, collecte de fonds ou stand communautaire. Ce registre ne prouve ni la présence, ni l'identité, ni l'éligibilité, ni des crédits scolaires, un emploi ou la conformité. Si les heures ont un effet sur de l'argent, des droits, des subventions, l'immigration ou la protection des personnes, utilisez un système conçu pour cette responsabilité.
Créez un registre pour une période réelle
Donnez au registre un titre reconnaissable et n'ajoutez une période que si le groupe en utilise déjà une. HelpHours fournit un lien privé de gestion et un lien d'envoi distinct. Enregistrez le lien de gestion avant tout partage : il n'existe ni compte ni récupération par e-mail.
Examinez les entrées en attente avant qu'elles ne modifient le total
Chaque envoi commence en attente. Comparez le nom reconnaissable, la date de service, la durée et l'activité avec ce que sait le groupe, puis acceptez ou refusez la révision actuelle. Les noms identiques sont autorisés et ne prouvent pas que deux entrées viennent de la même personne. Le total accepté utilise les minutes exactes et ne change que lorsqu'une entrée est acceptée.
Expliquez clairement ce que l'acceptation ne prouve pas
HelpHours ne vérifie pas qui a envoyé une entrée, où cette personne se trouvait ni si le travail a eu lieu. Une décision de gestion reste une décision interne au registre, pas une signature, un certificat, un audit ou un relevé officiel de bénévolat. Limitez le registre aux informations textuelles minimales dont le groupe a besoin.