Les erreurs sont normales après une activité chargée : un bénévole choisit la mauvaise date, saisit 30 au lieu de 90 minutes ou décrit une autre tâche. HelpHours fournit pour chaque envoi un lien de reçu privé permettant à son détenteur de corriger cette entrée sans accéder au registre ni aux autres bénévoles. Les corrections créent une nouvelle révision au lieu d'effacer silencieusement l'historique.

Enregistrez le reçu privé après l'envoi

Le résultat de l'envoi affiche un lien de reçu propre à cette entrée. Traitez-le comme un justificatif au porteur : quiconque le possède peut consulter, corriger ou retirer l'entrée. Ne le publiez pas dans un canal public et n'envoyez pas le lien de gestion à un bénévole qui souhaite seulement modifier une déclaration.

Corrigez les données factuelles et gardez une note courte

Mettez à jour la date de service, la durée exacte, l'activité ou la note facultative depuis le reçu. La révision précédente reste dans un historique en ajout seul, afin que la coordination comprenne les changements sans dépendre de captures d'écran.

Une correction acceptée repasse en attente

Lorsque le détenteur du reçu modifie une entrée acceptée, l'ancienne révision sort immédiatement du total accepté. La nouvelle révision commence en attente et ne compte pas avant examen. Une correction ne peut donc pas modifier silencieusement un total déjà vérifié.

Retirez une entrée qui ne doit plus compter

Le détenteur d'un reçu peut retirer son entrée au lieu de la remplacer par des valeurs trompeuses. Le retrait conserve l'historique, mais compte pour zéro. Un registre fermé permet encore la consultation et le retrait, tandis que les nouveaux envois et corrections restent bloqués.

Utilisez l'historique pour expliquer les changements, pas pour surveiller

L'historique des révisions et décisions doit indiquer ce qui a changé et quel état compte actuellement. Il ne prouve pas qui détenait un lien à un moment donné. Limitez l'accès aux personnes qui ont besoin du registre et renouvelez le lien d'envoi partagé si nécessaire.