Une association communautaire tient un stand d'information pendant un festival local. Les bénévoles se relaient de manière informelle ; la coordination a donc besoin d'un registre interne léger après chaque passage. HelpHours consigne le temps déclaré sans compte, tout en séparant le lien de gestion du QR public d'envoi.
Utilisez un registre pour tout le week-end du stand
Le registre couvre le samedi et le dimanche et répertorie l'accueil des visiteurs, le réapprovisionnement et la fermeture du stand. La note précise que les durées sont déclarées et acceptées uniquement pour le bilan interne de l'association.
Une entrée acceptée puis corrigée sort du total jusqu'au nouvel examen
Nina déclare d'abord 120 minutes, qui sont acceptées. Depuis son reçu, elle constate que son créneau a duré 150 minutes et corrige la durée. Le total accepté baisse immédiatement de 120 minutes ; la nouvelle révision de 150 minutes reste en attente jusqu'à son acceptation.
Fermez le registre avec un total interne transparent
Après le dernier examen, la personne responsable ferme le registre, empêchant les nouveaux envois et corrections. Les détenteurs de reçus peuvent toujours consulter ou retirer leurs entrées. L'association conserve le total de minutes acceptées pour préparer l'année suivante sans le présenter comme une présence vérifiée.